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新入社員必見|入社1年目から差がつく!ビジネス文書の注意点とルール

公開日: : 最終更新日:2017/07/18 お役立ち情報

新入社員の方は、職場環境にも慣れ、ようやく人と名前が一致するようになってきた頃だと思います。私が新卒で入社した年の今頃は、「私、国語力低いんだ・・」と感じていました。これまで接してきたのは同じ世代の同じ言葉を使う友人が多かったため気づきませんでしたが、ビジネスシーンでの言葉使いや書類の書き方に全然対応できず、よく上司に提出した書類が紙いっぱいの赤字で修正されて戻されたことを覚えています・・。笑
きっと同じことを経験する新入社員の方がたくさんいると思いますので、今回は入社のときから差がつく、ビジネス文書の書き方のコツをお伝えします。

「あいつ仕事ができるのに、文書が書けない」なんて、もう言わせない!!

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目次

  • 文書作成上の注意点
  • 文書作成上、参考とするもの
  • 用字・用語のルールを決める
  • まとめ

文書作成上の注意点

文書を作成する際は4つのことを心がけましょう。

レイアウトを考える

ただ一面に変化がなく、文字が並んでいるのは、全体がひとかたまりの整然さはあっても読む気になりません。紙面、文字の量、内容などを考えて、バランスの良い配置にし、読み手の目に訴えることが大切です。

漢字は少なめにする

文章の中の句読点やカッコをとった後の文字の中で漢字の占める割合を、〝漢字含有率“といいます。36%程度が良いといった研究発表があるそうですが、漢字が多すぎると、紙面が黒っぽくなって美しさを欠き、読む気をなくします。文字を書くにあたって、慣習的にひらがなを用いる言葉は、平仮名を使います。

簡潔で分かりやすい文章を書く

一般的に読みやすい文の長さは、40~50字です。文をつないでいいのは一度まで。これらを何度も使うと、文は長くなります。ムダな修飾語は使わない、表現のダブリは避ける。

紙面にアクセントをつける

見出しを太字で書いたり、適宜に改行したり、段落ごとに行間を空けたりすると、紙面がイキイキします。変化のある読みやすい紙面になります。

文書作成上、参考とするもの

読みやすく、読み手にしっかりと内容が伝わる文章を書くためには訓練が必要です。とはいっても特別な訓練ではなく、日頃から少し意識するだけでも大きな変化になります。具体的には、自身の業務に関わる文書をまずは読むことです。

例えば、当社のようなマンション管理業であれば文章を書くときのヒントとして、

  • 新聞・専門書
  • 建物の区分所有法等に関する法律
  • マンション標準管理規約
  • マンション標準管理委託契約書

を参考にすれば分かりやすい文章が書けるようになります。

用字・用語のルールを決める

例えば、あなたが上司になって、部下が10人いるとします。協働作業でマニュアルを作る場合、誤字・脱字の類は、読み返すことで防止できますが、グループによる複数作業の場合、用字・用語について統一されたルール(ガイドライン)がないと、全体的なまとまりに欠けます。管理する側と管理を受ける側の用字・用語について統一されたルールがあれば、チェックも楽になります。読みやすく、共通理解のための「用字・用語のルール」をまとめてみました。法律の条文でないかぎり、以下のような用字・用語を使います。

接続詞・前置詞・動詞は平仮名を使う。

  • 及び→および (区分所有者および議決権の各過半数の決議で行います。)
  • 並びに→ならびに (管理費等の額および使用料の額ならびに賦課徴収方法)
  • 共に→ともに (損害賠償に代えて、または損害賠償とともに、~)
  • 但し→ただし (ただし、招集手続きの~、ただし、規約に別段の定めはない)
  • 又は→または (違反行為をした場合またはその行為~、また、書面による~)
  • 時→とき (時刻を指さない場合:万一のときは~、危険を知ったときは)
  • とき→時 (時刻を指す場合:和解が成立した時、不法行為の時から~)
  • 上→うえ (「~のあと」の意味で使う場合:審議のうえ、承認を諮ります)
  • 尚→なお (なお、標準管理規約では~、なお、コメント欄では~)
  • 迄→まで (相続の承認または放棄するまで、賃借物を返還するまで~)
  • 為→ため (「~の理由で」の意味で使う場合:運営方針を決めるため)
  • 様に→ように (推測の意味で使う場合:このような場合、~)
  • 通り→とおり (~は別に定めるとおりとする、次のとおりである)
  • 若し→もし (もし、あらかじめ印刷しておくと~)
  • 係らず→かかわらず (第5条にかかわらず理事を6名置く)
  • 全く→まったく (生活のリズムがまったく違います~)
  • 全ての→すべての (すべての案は否決となる、知識や知恵のすべてを~)
  • 予め→あらかじめ (あらかじめ通知した事項についてのみ、決議できる)
  • 更に→さらに (さらに駆け付け警護や安全確保業務を行うには)
  • 益々→ますます (貴社ますますご隆昌のことと~)
  • 特に→とくに (浅草通り、とくに仲見世通りの入口には~)
  • 止むを得ず→やむをえず (やむをえず緊急措置をとった~)

動詞など平仮名を使った方がよいもの

  • 無し→なし (規定はなし、有効とする必要はない、~否定できない)
  • 出来る→できる (管理費の全額を請求できる、免れることができない)
  • 有り難い→ありがたい (参加はありがたい、ありがとうございます)
  • 下さい→ください (相手の行動を促す場合:ぜひ参加してください。)
  • 当たる→あたる (契約にあたっては~、)
  • 致します→いたします (心より感謝いたします)

その他で注意し、統一すべきもの

  • 本規定は→この規定は (この規定に違反して建築を~)
  • 事→こと (名詞以外で使う場合:任期を設定することとし、/記載すること)
  • 上の、下の→上記の、下記の
  • 取扱い、支払い→取扱・支払 (取扱方法、支払期限)
  • ソフトウェアー→ソフトウェア
  • コンピューター→コンピュータ

マンション標準管理規約や、標準管理委託契約書は、接続詞・前置詞・動詞などは平仮名でなく、漢字を多く用いています。法律の条文という格調高い、固い文体となっています。全体的に漢字が多く読みづらいです。

(参考例)

  • 集会の議事は、この法律又は規約に別段の定めがない限り、区分所有者及び議決権の各過半数で決する。
  • 規約、使用細則等又は総会若しくは理事会の決議により、理事長の職務として定められた事項

私たちがめざすものは、読みやすく、わかりやすく、正確に書くことです。ルールに沿って文章を書き出すと、平易な感じ、柔らかい感じになります。

まとめ

文書も、見た目のバランスが大事です。入社時から、ビジネス文書作成の基礎力を鍛えておけば、「できる人」に認定されるかも!是非参考にしてくださいね。

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三宅 由香里

三宅 由香里

総務部:三宅 由香里(みやけ ゆかり)
2013年新卒で入社。
分譲マンション管理担当(フロント)の経験を経て、
現在は総務部で新卒採用をメインに担当しています。
常に就活生の等身大の採用担当であることをモットーに日々奮闘中。
見た目に反してフットワークの軽さは誰にも負けません!

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