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分譲マンション管理員|研修時の管理員業務マニュアル(心構えと基本事項)

公開日: : 最終更新日:2016/12/27 お役立ち情報, しあわせ『感』理

こんにちは、マンション管理員の採用・指導・研修を行っている岡田です。

今回は「分譲マンション管理員|入社手続きと研修内容について」の管理員業務マニュアルについて内容を紹介します。

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目次

  • 管理員の心構え
  • 基本事項
    • 勤怠ルール
    • 公平の原則
    • 個人情報の守秘義務
    • 厳正な勤務態度
    • 応接時の言葉づかいと態度
    • 管理事務室内の整理整頓
    • 迅速な報告と連絡
    • 管理組合役員との密接な連絡
    • 鍵の管理
    • 経費の削減
    • 管理事務室などへの掲示物
    • 掲示板への掲示ルール
    • 子供のいたずら、危険な遊びへの対応
  • まとめ

 

管理員の心構え

管理員のマンション管理業者の従業者として、「従業者証明書」を必ずしなければなりません。
また、業務上知り得た個人情報の守秘義務もあります。
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基本事項

勤怠ルール

①出勤時間を厳守すること。
②勤務中にむやみに持ち場を離れないこと。
※ やむを得ず持ち場を離れる場合は、管理担当者へ連絡する。
③遅刻・早退・残業の場合は事前に管理担当者へ連絡すること。

祝日のゴミ出し対応は、以下のとおりです。

①勤務曜日が祝日の場合、ゴミ出しなどで出勤を依頼する場合がある。
②振替休日、早帰りをする場合にはその旨を掲示すること。
③振替休日、早帰りをする場合は事前に管理担当者へ確認すること。

公平の原則

(1)すべての居住者に公平に接してください。
(2)サービスに差がないように心がけてください。

個人情報の守秘義務

(1)業務で知り得た個人情報は守秘義務があり、漏らしてはいけません。
(2)管理事務室内の個人情報は外部から見れるような掲示は止めてください。
(3)居住者の私生活上の秘密(家族構成・勤務先・電話番号等)は漏らさない。
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厳正な勤務態度

勤務に関し、以下のことを遵守してください。

(1)勤務中は制服を着用すること。
(2)制服はクリーニング・洗濯をして、清潔さを維持すること。
(3)従業者証明書を見えるように携帯してください。
(4)管理事務室を離れる時は必ず管理事務室の窓・ドアを施錠すること。
(5)勤務時間を厳守すること。(開始および終了時間は必ず守る)
(6)早退・遅刻・休みの場合は事前に管理担当者へ連絡すること。
(7)業務開始および終了時は管理事務室用ポストを確認すること。
(8)全館巡回を行い、異常がないかチェックすること。
※異常がある場合はすぐに管理担当者へ連絡する。
(9)外部の営業的な文書(管理組合または理事長宛の郵便物)が管理事務室用ポストに入っていた場合は、管理担当者へ連絡すること。

応接時の言葉づかいと態度

(1)居住者・来訪者に対し、あいさつを励行してください。
(2)来訪者には用件を確認してください。

管理事務室内の整理整頓

居住者や来訪者に不快感を与えないよう、常時室内を清潔にしてください。
※管理事務室は共用部分であり、当社が管理組合より借用しています。

迅速な報告と連絡

(1)備品など不足しているものは管理担当者に注文または相談してください。
※独自の判断で購入しない。
(2)居住者からの業務に関する依頼や連絡事項などは管理担当者に連絡・相談し、迅速かつ的確な処理を心がけてください。

管理組合役員との密接な連絡

理事長および管理組合役員とは密接に連絡を取れるように心がけてください。

鍵の管理

鍵の保管に関し、以下のことを遵守してください。

(1)管理員は管理事務室の鍵1本を常に身につける。
(2)オートロックの暗証番号は居住者に教えない
(3)共用部分鍵リスト表を作成する。
(4)管理事務室保管の共用部分の鍵は確実に保管し、適正に取り扱う。
(5)鍵を指定業者以外の第三者に貸し出してはいけない。
(6)専有部分の鍵を預からない。
(7)危険箇所は必ず施錠する。

経費の削減

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(1)業務で使用する水道光熱費などは無駄に使用しない。
(2)業務外の私的な電話はしない。
(3)消耗品の購入は必ず管理担当者へ確認する。

管理事務室などへの掲示物

(1)居住者の見えやすい場所に掲示する掲示物
①管理規約および総会議事録の保管場所の掲示をする。
②管理責任者の氏名、勤務時間などを記載するプレートを掲示する。
※異なる指示の場合はそれに従うこと。

(2)管理事務室内に掲示する掲示物
①管理員票を掲示する。
※勤務日、勤務時間、管理担当者に変更があった場合は担当者に連絡して、変更箇所の修正を依頼する。

 掲示板への掲示ルール

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(1)書類などを掲示する場合には、次のことに注意してください。
 ①ガムテープは使用せず、両面テープ、プッシュピンなどを使用する。
②掲示物の上部、横のラインをそろえて掲示する。
③当社所管の掲示物はパソコンで作成したものとし、長期的なものはラミネート(パウチ)処理をする。
④掲示期間に従い、期間の過ぎたものは速やかに取り除く。
⑤変色、破れなどのある掲示物は新しいものに取りかえる。

(2)掲示のルール
 ①掲示物に同封の案内文を読み、理解する。
※不明な点は管理担当者へ必ず確認する。
②案内文の指示に従う。
※掲示物の受領確認のため、業者へ連絡する場合があります。
※全戸配付または各戸配付の指示が記載されている場合があります。
③マンション内の掲示ルールに従う。

子供のいたずら、危険な遊びへの対応

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(1)いたずらや危険な遊びが予想される場所には、理事長の許可を得て予め注意事項を掲示する。
(2)危険な筒所には立ち入れないよう施錠する。
(3)(2)の対策でも危険が予想される場合には、管理担当者を通じて理事会に危険防止の対策を提案する。
(4)マンション外の子供の場合は住所や名前を聞いておく。
(5)掲示や文書などによって居住者に注意を促す。

まとめ

今回は採用研修時の管理員業務マニュアルの前半部分、管理員の心構え・基本事項について紹介しました。

次回は後半部分、管理員清掃業務・管理員作業工程を紹介します。

私達は管理員のプロとしての知識と技術を磨き安心・快適な住生活を提案し続けます。

 

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岡田洋二

岡田洋二

東京本店:岡田 洋二(おかだ ようじ)
分譲マンションは管理員さんで決まる!ライフサポート課では管理員(ライフサポーター)の採用・指導・研修を行っています。清掃は“心”をモットーに、ライフサポート課6名で力を合わせ、ライフサポーターのスキル向上を目指しておりますので、宜しくお願い致します。これからマンション管理員の清掃や指導・研修などの現場に関する情報を発信していきます。

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